JOB DESCRIPTION
職種紹介
総務
裏方ではなく
最前線で
ライズジャパンを支える。
2019年入社・内務担当
南谷 朱音さん
私たちの一番大切な仕事は、営業スタッフが作成した契約書類を間違いや記入漏れが無いかチェックし、コンピューター入力を行う「確定業務」です。この時点での間違いは許されないので、必ず複数のスタッフで確認するなど、細心の注意を払いながら進めています。
そのほか、保険に関するお客さまからの問い合わせにお答えしたり、自動車保険の車両入れ替えなど、手続きの一部を私たちが対応することもあります。契約に関する説明をするのに募集人資格が必要と定められているので、私たちもをこの資格を保有しています。保険の種類は数多くあり、個人や法人で内容も異なるので、さまざまな知識が必要です。
私は日々の仕事で実践しながら仕事を覚えていくタイプなので、分からないことがあれば先輩に聞いたりしながら、一度経験したことはメモを取るなどして確実に覚えるようにしています。保険商品の更新があるほか、めったにない契約もあるので、入社して7年になりますが、まだまだ新しいことが出てきますね。
正直に話すと、仕事の中身に興味を持つよりも先に“土日が休みで残業が無い”という求人に引かれたのがきっかけでした。新卒で入社したので、保険や保険業界について全く知識を持たない状態からのスタートでした。
入社3年目のころ、私の仕事に対する姿勢を大きく変える出来事がありました。10年以上の経験を持つベテラン社員が退職することになり、それまではその先輩が最終チェックをしてくれると頼り切っていたので、改めて自分の知識不足に気付いたんです。そこから気持ちを入れ換えて、責任を持って確実な仕事ができるよう常にスキルアップを目指すようになりました。
正確さが大事な仕事ですから、覚えなければいけない事柄は山のようにあり、一度覚えたこともアップデートしていくことが必要です。その分、新しい仕事ができるようになったとき、自分の成長を実感して嬉しくなります。もう一つは、絶対に残業をしないぞと心に決めているので、業務が多い日はギアチェンジして頑張ります。積み上がったタスクを時間内にうまく消化できたときは、とても気持ちいいですね。まだまだ理想的な業務効率とは言い切れませんが、内務スタッフが助け合いながら、1年を通してほぼ毎日、定時で退社できるようになっています。
保険代理店の仕事はお客さまが第一です。お客さまからいただく電話一つ取っても、さまざまなシチュエーションがあり、お客さまが何を求めているのかを瞬時につかむのは難しいものです。経験が少なくてもまずは落ち着いて対応し、お客さまを不安にさせないこと、中途半端な理解で間違った回答をしないよう注意が必要です。
引き続き知識を増やし、確実で早い仕事をすることで、会社から必要とされる人になりたいですね。でも、「この人だけができる」という仕事はないようにしなければいけません。チームワークを意識しながら、内務のスタッフ全員が一通りの業務をこなせることも目標の一つです。
また今後は、契約更新などお客さまと直接、保険契約に関するやりとりを行えるようにしたり、もっと仕事の幅を広げていきたいと考えています。
8:45
出社
9時の朝礼前に、メールチェックや仕事の準備を簡単に済ませておきます。
10:00
お客さま対応
受付窓口や電話でのお客様対応のほか、問い合わせに応じた資料を送付したりします。
12:00
休憩
手製のお弁当でランチ。忙しくても、休憩時間はしっかりとるよう心掛けています。
14:00
確定業務
営業の社員が持ち帰った契約書類をチェックします。
16:00
ラストスパート
急な依頼があっても、定時退社できるよう頑張ります。
18:00
終業時間
この日も無事、時間内に業務を終わらせることができてスッキリ!